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Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te

Das BAG er­schwert es Ar­beit­neh­mern, die Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te we­gen Zeit­ab­laufs durch­zu­set­zen: Bun­des­ar­beits­ge­richt, Ur­teil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11
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29.01.2013. Im Ide­al­fall nimmt sich ein Ar­beit­neh­mer, der ei­ne be­rech­tig­te Ab­mah­nung er­hal­ten hat, die Ab­mah­nung zu Her­zen. d.h. er wie­der­holt das ab­ge­mahn­te Ver­hal­ten nicht. Dann stellt sich die Fra­ge, wie lan­ge der Ar­beit­ge­ber da­zu be­rech­tigt ist, die Ab­mah­nung in der Per­so­nal­ak­te auf­zu­be­wah­ren.

Denn auch wenn die Ab­mah­nung ur­sprüng­lich aus gu­ten Grün­den aus­ge­spro­chen wur­de, wird sie nach ei­ni­gen Jah­ren ge­gen­stands­los, je­den­falls aus Sicht des Ar­beit­neh­mers: Denn wenn sich der Ar­beit­neh­mer nach ei­ner Ab­mah­nung z.B. zwei oder drei Jah­re lang kor­rekt ver­hal­ten hat, könn­te der Ar­beit­ge­ber auf ei­nen er­neu­ten Fehl­tritt nicht mit ei­ner Kün­di­gung re­agie­ren, son­dern müss­te die­sen Fehl­tritt er­neut ab­mah­nen.

In sol­chen Fäl­len konn­te der Ar­beit­neh­mer bis­her die Ent­fer­nung der Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te ver­lan­gen, not­falls mit ge­richt­li­cher Hil­fe. Das wird künf­tig nicht mehr so leicht mög­lich sein. Denn das Bun­des­ar­beits­ge­richt (BAG) hat in ei­ner ak­tu­el­len Ent­schei­dung klar­ge­stellt, dass der Ar­beit­ge­ber auch dann noch ein be­rech­tig­tes In­ter­es­se an der wei­te­ren Auf­be­wah­rung ei­ner recht­mä­ßi­gen Ab­mah­nung ha­ben kann, wenn er im Wie­der­ho­lungs­fall er­neut ab­mah­nen müss­te, d.h. wenn er ei­ne ver­hal­tens­be­ding­te Kün­di­gung nicht mehr auf die Ab­mah­nung stüt­zen könn­te: BAG, Ur­teil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11.

Wann ist eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen?

Spricht der Ar­beit­ge­ber ei­ne Ab­mah­nung aus, be­an­stan­det er ei­nen Pflicht­ver­s­toß ("Hin­weis­funk­ti­on" der Ab­mah­nung) und for­dert den Ar­beit­neh­mer auf, sei­ne Pflich­ten künf­tig kor­rekt zu erfüllen ("Rüge­funk­ti­on" der Ab­mah­nung). Außer­dem droht er für den Wie­der­ho­lungs­fall mit ei­ner Kündi­gung ("Warn­funk­ti­on" der Ab­mah­nung).

Dass ei­ne zu Un­recht aus­ge­spro­che­ne Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen ist, ver­steht sich von selbst. Aber auch ei­ne ursprüng­lich ein­mal zu­recht aus­ge­spro­che­ne Ab­mah­nung ver­liert nach ei­ni­gen Jah­ren ih­re Warn­funk­ti­on und ist da­her, so je­den­falls die bis­he­ri­ge Pra­xis der Ar­beits­ge­rich­te, aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen.

Hin­ter­grund die­ser Recht­spre­chung ist der Zu­sam­men­hang von Ab­mah­nung und ver­hal­tens­be­ding­ter Kündi­gung: Ei­ne ver­hal­tens­be­ding­te Kündi­gung ist un­verhält­nismäßig und da­her rechts­wid­rig (un­wirk­sam), wenn der Ar­beit­ge­ber "mit Ka­no­nen auf Spat­zen" schießt, d.h. wenn ei­ne Ab­mah­nung als mil­de­res Mit­tel aus­rei­chend wäre. Wer z.B. ein­mal un­ent­schul­digt zu spät kommt, darf des­halb nicht gleich gekündigt wer­den, son­dern erst im Wie­der­ho­lungs­fall, d.h. wenn er trotz Ab­mah­nung er­neut zu un­ent­schul­digt zu spät kommt.

Und "er­neut" heißt bei den meis­ten Pflicht­verstößen "er­neut in­ner­halb von zwei bis drei Jah­ren": Wer ei­ne Ab­mah­nung ernst nimmt und ei­ni­ge Jah­re lang "brav" ist, kann er­war­ten, auch we­gen ei­nes Wie­der­ho­lungs­falls nicht gleich gekündigt zu wer­den. Die al­te Ab­mah­nung hat dann nach der Recht­spre­chung ih­re Warn­funk­ti­on ver­lo­ren.

Aber ist sie des­halb auch aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen? Im­mer­hin wur­de sie ja ursprüng­lich ein­mal zu Recht aus­ge­spro­chen.

Der Fall des BAG: Volkshochschulmitarbeiterin führt ein ihr übertragenes Kassenbuch nicht richtig und wird daher zurecht abgemahnt

Im Streit­fall ging es um ei­ne Volks­hoch­schul­mit­ar­bei­te­rin, die ein ihr über­tra­ge­nes Kas­sen­buch für ein zur Volks­hoch­schu­le gehören­des Pla­ne­ta­ri­um nicht rich­tig geführt hat­te. Bei ei­ner Über­prüfung stell­te sich her­aus, dass das Ori­gi­nal­kas­sen­buch fehl­te und dass Ein­tritts­gel­der von 548,00 EUR nicht lücken­los nach­ge­wie­sen wa­ren. Außer­dem fehl­te ei­ne Ab­rech­nung der Ein­nah­men und ge­zahl­ter Ho­no­ra­re. Statt des Ori­gi­nal­kas­sen­buchs konn­te die Ar­beit­neh­me­rin nur ei­ne Zweit­fas­sung vor­le­gen, die ein oder zwei Ein­tra­gun­gen ent­hielt und in die Quit­tun­gen ein­ge­legt wa­ren.

Auf­grund die­ses Vor­falls wur­de sie am 16.04.2008 ab­ge­mahnt. Ge­gen die­se Ab­mah­nung er­hob sie Kla­ge und be­an­trag­te die Ent­fer­nung der aus ih­rer Sicht un­be­rech­tig­ten Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te. Mit die­ser Kla­ge hat­te sie vor dem Ar­beits­ge­richt Ei­se­nach Er­folg (Ur­teil vom 03.09.2009, 4 Ca 868/08) und auch das mit der Be­ru­fung be­fass­te Thürin­ger Lan­des­ar­beits­ge­richt (LAG) ent­schied ge­gen den Ar­beit­ge­ber (Ur­teil vom 23.11.2010, 7 Sa 427/09).

Da­bei mein­te das LAG zwar im Un­ter­schied zum Ar­beits­ge­richt, dass die Ab­mah­nung ursprüng­lich ein­mal zu­recht aus­ge­spro­chen wor­den war. Al­ler­dings mein­te das LAG, dass die strei­ti­ge Ab­mah­nung zum Zeit­punkt der Ent­schei­dung des LAG (13.11.2010), d.h. nach zwei Jah­ren und sie­ben Mo­na­ten "we­gen Zeit­ab­laufs nicht mehr wirk­sam" sei. Und al­lein schon aus die­sem Grund, d.h. we­gen Zeit­ab­laufs, sei sie aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen.

BAG: Ein zurecht abgemahntes Fehlverhalten kann für den Arbeitgeber auch dann noch von Bedeutung sein, wenn die Abmahnung wegen Zeitablaufs ihre Warnfunktion verloren hat.

Das BAG hob das LAG-Ur­teil auf und ver­wies den Pro­zess zurück an das LAG, da die Be­rech­ti­gung der Ab­mah­nung aus Sicht des BAG noch nicht aus­rei­chend er­mit­telt wor­den war.

Zur Be­gründung heißt es, dass der Ar­beit­neh­mer die Ent­fer­nung ei­ner zu Recht er­teil­ten Ab­mah­nung aus sei­ner Per­so­nal­ak­te nur dann ver­lan­gen kann, wenn das gerügte Ver­hal­ten für das Ar­beits­verhält­nis "in je­der Hin­sicht be­deu­tungs­los" ge­wor­den ist. Und das ist nicht au­to­ma­tisch schon dann der Fall, wenn der Ar­beit­ge­ber we­gen des Zeit­ab­laufs im Wie­der­ho­lungs­fall ei­ne wei­te­re Ab­mah­nung aus­spre­chen müss­te, weil die ursprüng­li­che Ab­mah­nung ih­re Warn­funk­ti­on ver­lo­ren hat.

Denn es gibt ver­schie­de­ne gu­te Gründe für den Ar­beit­ge­ber, ei­ne be­rech­tig­te Ab­mah­nung noch länger in der Per­so­nal­ak­te auf­zu­be­wah­ren:

Denn es könn­te sein, so das BAG, dass es bei ei­nem künf­ti­gen Streit um ei­ne ver­hal­tens­be­ding­te Kündi­gung aus an­de­ren Gründen recht­lich dar­auf an­kommt, ob das Ar­beits­verhält­nis "be­an­stan­dungs­frei" ver­lau­fen ist oder nicht. Im­mer­hin ver­langt das BAG seit sei­nem Em­me­ly-Ur­teil (BAG, Ur­teil vom 10.06.2010, 2 AZR 541/09), dass die Ar­beits­ge­rich­te bei Vermögens­de­lik­ten im Ba­ga­tell­be­reich abwägen, ob dem Ar­beit­ge­ber die Fort­set­zung des Ar­beits­verhält­nis­ses nicht auf­grund ei­ner lan­gen "be­an­stan­dungs­frei­en" Dau­er des Ar­beits­verhält­nis­ses zu­ge­mu­tet wer­den kann (wir be­rich­te­ten in Ar­beits­recht ak­tu­ell: 10/136 Em­me­ly ar­bei­tet wie­der als Kas­sie­re­rin). Dann aber soll­te es dem Ar­beit­ge­ber auch er­laubt sein, be­rech­tig­te Ab­mah­nun­gen über ei­ne deut­lich länge­re Zeit auf­zu­be­wah­ren als nur für zwei oder drei Jah­re.

Und zum an­de­ren kann der Ar­beit­ge­ber auch künf­ti­ge Beförde­rungs­ent­schei­dun­gen da­von abhängig ma­chen, wie sich der Ar­beit­neh­mer in den ver­gan­ge­nen Jah­ren ver­hal­ten hat und wel­che (Fehl-)Leis­tun­gen er ge­zeigt hat. Auch aus die­sem Grund kann es ge­recht­fer­tig sein, be­rech­tig­te Ab­mah­nun­gen länger als nur zwei oder drei Jah­re lang auf­zu­be­wah­ren.

Fa­zit: Bis­her konn­ten Ar­beit­neh­mer vom Ar­beit­ge­ber ver­lan­gen, Ab­mah­nun­gen nach zwei bis drei Jah­ren auch dann aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen, wenn sie usprüng­lich be­rech­tigt wa­ren. Da­mit ist künf­tig Schluss. Denn auch wenn sich der Ar­beit­ge­ber nach zwei oder drei Jah­ren nicht mehr auf die Ab­mah­nung stützen könn­te, um im Wie­der­ho­lungs­fall ei­ne ver­hal­tens­be­ding­te Kündi­gung zu recht­fer­ti­gen, kann er den­noch gu­te Gründe für die länge­re Auf­be­wah­rung der Ab­mah­nung ha­ben.

Kla­re Aus­sa­gen zu der Länge der Fris­ten macht das BAG nicht. Mit die­ser Un­si­cher­heit können Ar­beit­ge­ber le­ben, denn dass es kei­ner­lei be­rech­ti­ges In­ter­es­se an ei­ner wei­te­ren Auf­be­wah­rung der Ab­mah­nung gibt, muss der kla­gen­de Ar­beit­neh­mer dar­le­gen und be­wei­sen. Da­her soll­ten Ar­beit­neh­mer künf­tig noch sorgfälti­ger als bis­her über­le­gen, ob sich ei­ne Kla­ge ge­gen ei­ne Ab­mah­nung lohnt oder nicht.

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Letzte Überarbeitung: 13. Juli 2016

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