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Was Frei­be­ruf­ler bei der Buch­hal­tung be­rück­sich­ti­gen müs­sen

Die Buch­hal­tung kann ei­ne gro­ße und läs­ti­ge Her­aus­for­de­rung sein, die aber mit den rich­ti­gen Tipps und Hilfs­mit­teln durch­aus zu be­wäl­ti­gen ist.
Taschenrechner, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung

01.03.2017. - Zu den be­lieb­tes­ten Auf­ga­ben ge­hört die Buch­hal­tung bei Frei­be­ruf­lern mit Si­cher­heit nicht.

Zum ei­nen ver­fü­gen die we­nigs­ten über tie­fer­ge­hen­de Kennt­nis­se im Rech­nungs­we­sen und müs­sen sich des­we­gen zu­nächst müh­sam in die Ma­te­rie ein­ar­bei­ten. Zum an­de­ren kos­tet das Füh­ren von Bü­chern viel Zeit, die vie­le lie­ber in ihr Kern­ge­schäft in­ves­tie­ren wol­len.

Den­noch führt an der Buch­hal­tung kein Weg vor­bei. Das Fi­nanz­amt in­ter­es­siert es schließ­lich herz­lich we­nig, ob man an die­ser Auf­ga­be Spaß hat oder nicht. Nur wenn al­le Un­ter­la­gen chro­no­lo­gisch und lü­cken­los vor­lie­gen, kann man si­cher sein, dass kei­ne Nach­zah­lun­gen - oder an­de­re Stra­fen - dro­hen. Der Er­folg ei­nes Ein-Mann-Un­ter­neh­mens hängt al­so wie bei je­dem an­de­ren Be­trieb auch zu ei­nem nicht un­we­sent­li­chen Teil von der Buch­füh­rung ab.

Eine Auslagerung lohnt sich für Freiberufler kaum

Ei­ne Möglich­keit, die­se un­lieb­sa­me Tätig­keit nicht selbst ma­chen zu müssen, gibt es für Frei­be­ruf­ler doch: Sie können ei­nen ex­ter­nen Buch­hal­ter oder ei­nen Steu­er­be­ra­ter da­mit be­trau­en. In die­sem Fall können sie sich fast oh­ne ei­ge­nes Zu­tun dar­auf ver­las­sen, dass die Bücher kor­rekt geführt und al­le Un­ter­la­gen stets recht­zei­tig ein­ge­reicht wer­den. Le­dig­lich das Sam­meln der Rech­nun­gen und Be­le­ge müssen sie selbst über­neh­men, den Rest er­le­digt der Fach­mann.

So at­trak­tiv die­se Vor­ge­hens­wei­se auf den ers­ten Blick er­schei­nen mag: Für Frei­be­ruf­ler lohnt sie sich – ge­ra­de in der An­fangs­pha­se ih­rer Selbstständig­keit – in den we­nigs­ten Fällen. Denn ei­ner­seits ist ein Buch­hal­tungs­spe­zia­list nicht ge­ra­de bil­lig und stellt oft ei­ne un­verhält­nismäßig ho­he Be­las­tung des Geschäfts­kon­tos dar. An­de­rer­seits fehlt durch die Aus­la­ge­rung der tägli­che Ein­blick in die ei­ge­ne fi­nan­zi­el­le Si­tua­ti­on, der für die stra­te­gi­sche Pla­nung oder auch Gespräche mit po­ten­ti­el­len In­ves­to­ren von unschätz­ba­rem Wert ist.

Mit der richtigen Software ist die Buchhaltung kein großes Problem

Man soll­te des­we­gen von An­fang an in den sau­ren Ap­fel beißen und sei­ne Bücher selbst führen. Nach ei­ner Ein­ar­bei­tungs­pha­se, die zu­ge­ge­be­ner­maßen Ei­ni­ges an Zeit und Ner­ven kos­ten kann, wird es auch Gründern oh­ne ent­spre­chen­de Vor­kennt­nis­se ge­lin­gen, al­le Geschäfts­vorgänge im­mer kor­rekt zu ver­bu­chen.

Ei­ne große Hil­fe kann da­bei ei­ne Un­ter­neh­mens­soft­ware sein. Sol­che Pro­gram­me sind ge­nau auf die Bedürf­nis­se von Rech­nungs­we­sen-Lai­en zug­schnit­ten und führen die­se Schritt für Schritt durch den an­fangs un­durch­dring­lich wir­ken­den Dschun­gel von Vor­schrif­ten und Be­stim­mun­gen. Dank be­nut­zer­freund­li­cher und de­tail­lier­ter Ein­ga­be­mas­ken ge­lingt die Buchführung nach kur­zer Zeit qua­si ne­ben­bei, oh­ne dass die Qua­lität der Un­ter­la­gen lei­det.

Die meis­ten die­ser prak­ti­schen Soft­warelösun­gen, wie et­wa der „buch­hal­ter“ der Frei­bur­ger Soft­ware­schmie­de Lex­wa­re, verfügen zu­dem über Schnitt­stel­len zu DA­TEV und ELS­TER, so dass man die fer­ti­gen Bücher mit we­ni­gen Klicks schnell und ein­fach an sei­nen Steu­er­be­ra­ter oder das Fi­nanz­amt wei­ter­lei­ten kann. Durch ständi­ge Up­dates ist man zu­dem auch recht­lich im­mer auf dem neu­es­ten Stand.

Freiberuflern genügt die vereinfachte Form der Buchhaltung

Ein wei­te­res Ar­gu­ment, dass dafür spricht, die Buch­hal­tung als Frei­be­ruf­ler selbst zu über­neh­men, ist die Tat­sa­che, dass in den al­ler­meis­ten Fällen die ver­ein­fach­te Form des Rech­nungs­we­sens genügt. Statt sich al­so mit der deut­lich kom­pli­zier­te­ren dop­pel­ten Buchführung aus­ein­an­der­set­zen zu müssen, reicht es als Ein-Mann-Un­ter­neh­men oft­mals, le­dig­lich ei­ne Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung zu er­stel­len.

Als buch­hal­tungs­pflich­tig, al­so den Re­geln der Dop­pik un­ter­lie­gend, gilt man nämlich nur dann, wenn

  • man sein Un­ter­neh­men in den Rechts­for­men KG, AG, oHG oder GmbH führt,
  • man als Kauf­mann ins Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen ist
  • oder in­ner­halb des ver­gan­ge­nen Geschäfts­jah­res mehr als 60.000 € Ge­winn re­spek­ti­ve mehr als 600.000 € Um­satz er­wirt­schaf­tet hat.

Tref­fen ei­nes oder meh­re­re Kri­te­ri­en auf ei­nen Frei­be­ruf­ler zu, so muss er sich wohl oder übel mit der dop­pel­ten Buchführung aus­ein­an­der­set­zen.

Was macht die doppelte Buchführung aus?

Die­se Form des Rech­nungs­we­sens be­steht vor al­lem aus zwei wich­ti­gen Ele­men­ten: Den Büchern und den Kon­ten.

Bei den Büchern wird zwi­schen Grund­buch, Haupt­buch und Ne­benbüchern un­ter­schie­den. 

  • Im Grund­buch wer­den zunächst al­le Geschäfts­vorgänge chro­no­lo­gisch fest­ge­hal­ten
  • An­sch­ließend wer­den sie ins Haupt­buch über­tra­gen und da­bei nach Sach­kri­te­ri­en ge­ord­net
  • Für je­des die­ser Kri­te­ri­en gibt es ein ei­ge­nes Ne­ben­buch, in dem die je­wei­li­gen Vorgänge ein wei­te­res Mal no­tiert wer­den

Die Kon­ten wer­den in Be­trags- und Er­folgs­kon­ten un­ter­glie­dert. Bei­de ha­ben je­weils ei­ne Ak­ti­va- und ei­ne Pas­si­va-Sei­te.

Auf der Ak­ti­va-Sei­te des Be­trags­kon­tos wer­den An­la­ge- und Um­lauf­vermögen, ak­ti­ve Rech­nungs­ab­gren­zungs­pos­ten, ak­ti­ve la­ten­te Steu­ern und der nicht durch Ei­gen­ka­pi­tal ge­deck­te Fehl­be­trag ver­bucht. Ei­gen­ka­pi­tal, Ver­bind­lich­kei­ten und pas­si­ve la­ten­te Steu­ern gehören hin­ge­gen auf die Pas­si­va-Sei­te.

Die Er­folgs­kon­ten wer­den in Er­trags- und Auf­wands­kon­ten un­ter­teilt. Ver­bucht wer­den auf die­sen Kon­ten al­le Wert­zu­flüsse, die das Ei­gen­ka­pi­tal ei­nes Un­ter­neh­mens erhöhen.

Von diesen Vereinfachungen profitieren die meisten Freiberufler

Wie ge­sagt, die­se Re­geln gel­ten für die al­ler­meis­ten Frei­be­ruf­ler nicht. Statt der dop­pel­ten Buchführung müssen sie le­dig­lich die EÜR an­fer­ti­gen, um ih­ren Jah­res­ge­winn zu er­mit­teln und dem Fi­nanz­amt mit­zu­tei­len. Da­bei kom­men sie in den Ge­nuss meh­re­rer Ver­ein­fa­chun­gen:

  • Die Geschäfts­vorgänge müssen nur ein ein­zi­ges Mal chro­no­lo­gisch er­fasst wer­den
  • Die zeit­aufwändi­ge In­ven­tur am En­de des Geschäfts­jah­res fällt weg
  • Ei­ne ge­son­der­te Jah­res­bi­lanz muss eben­falls nicht er­stellt wer­den

Selbst­verständ­lich gilt auch bei der Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung: Es darf kei­ner­lei Lücken ge­ben und al­le Geschäfts­vorgänge müssen be­legt wer­den können. Zu­dem un­ter­liegt man – ge­nau wie bei der dop­pel­ten Buchführung – der so­ge­nann­ten Auf­be­wah­rungs­pflicht. Un­ter­la­gen, die ir­gend­wie mit dem Geschäft zu tun ha­ben, müssen min­des­tens sechs, ich man­chen Fällen so­gar zehn Jah­re lang ver­wahrt wer­den, da­mit man sie im Fall ei­ner nachträgli­chen Be­triebs­prüfung vor­wei­sen kann.

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Letzte Überarbeitung: 5. August 2017

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